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Filosofía Kaizen: las 5 claves del método japonés que ya aplican más de 100 empresas argentinas

El gobierno japonés aportó más de USD 5 millones para la capacitación de empresas argentinas (Reuters)
El gobierno japonés aportó más de USD 5 millones para la capacitación de empresas argentinas (Reuters)

En tiempos de crisis y en un mundo cada vez más competitivo, la mejora del funcionamiento interno de las empresas es fundamental para la construcción del éxito. Descubrir el “cómo” no es una tarea sencilla, pero a veces, “ajustar una tuerca” basta para cambiarlo todo. Con ese objetivo en frente, una centena de pyme argentinas han implementado en los últimos años la filosofía japonesa Kaizen, conocida como el proceso de mejora continua, basado en acciones concretas, simples y de bajo costo que involucran a todos los miembros de una empresa.

A través del proyecto Kaizen Tango, que implicó una colaboración de más de USD 5 millones por parte del gobierno japonés, la Red de Tecnologías de Gestión de INTI junto con expertos de JICA (Agencia Japonesa de Cooperación Internacional) asesoraron a más de 100 pequeñas y medianas empresas de Argentina y la región, generando un impacto positivo y duradero en compañías y en sus miles de trabajadores.

“Elegimos a 20 empresas al año para asistir. Este año completamos todas las regiones del país. Comenzamos por la Patagonia y luego pasamos por Cuyo, Buenos Aires, NEA, NOA y Centro”, explicó María Eugenia Legier, del área de Tecnología de Gestión del INTI.

La principal línea de trabajo es la asistencia técnica. Vemos problemáticas, planteamos un plan de trabajo e implementamos acciones de mejora hasta ver un resultad (Legier)

“La principal línea de trabajo es la asistencia técnica. Vemos problemáticas, planteamos un plan de trabajo e implementamos acciones de mejora hasta ver un resultado. Buscamos transferir una metodología de trabajo para lograr mejoras en los procesos. De esa forma, buscamos que el equipo de cada empresa conozca las herramientas para después hacerlo autónomo”, agregó la especialista del INTI.

Además, profesionales del INTI capacitaron a más de 160 profesionales de 22 países de Latinoamérica, el Caribe y África, en el marco del Programa de Asociación entre Japón y Argentina (PPJA por sus siglas en inglés). Para la implementación del programa, tanto JICA como el Gobierno Argentino, a través de la Cancillería Argentina e INTI, aportaron aproximadamente USD 40.000 por cada capacitación.

La filosofía Kaizen (Kai=cambio, Zen=bueno) es un modelo japonés de gestión empresarial que describe las mejoras de los procesos organizacionales en todos sus niveles de jerarquía. Su objetivo es implementar mejoras y reducir ineficiencias para construir un entorno efectivo y productivo.

Uno de los puntos claves de la filosofía Kaizen es el involucramiento de todo el personal humano en la resolución de problemas.
Uno de los puntos claves de la filosofía Kaizen es el involucramiento de todo el personal humano en la resolución de problemas.

La metodología de trabajo tiene cinco ejes centrales que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización. Su seguimiento, según la filosofía Kaizen, garantiza mejoras de tiempo, costo y rendimiento.

1 – Primero las personas: El enfoque propone eliminar lo que se conoce como la octava pérdida productiva “desaprovechamiento del talento humano”. Nadie mejor que la persona que trabaja en su puesto de trabajo para proponer las mejoras. El hecho de incluir a todos los sectores aporta otras perspectivas.

2 – Cuestionar las propias prácticas: Consiste en jerarquizar a todas las líneas e incentiva a que cada uno se cuestione qué hace y por qué lo hace para buscar la raíz del problema. Además, se alienta a ser creativo para encontrar la solución. Esto genera un gran compromiso e involucramiento entre los colaboradores.

3 – Medir: Es algo que cualquier compañía puede hacer. Es necesario tener datos, cuantificar y valorar para diferenciar entre la situación ideal y la real.

4 – Invertir tiempo antes que capital: La relación costo–beneficio siempre está presente y erróneamente se cree que es necesario invertir mucho dinero para alcanzar mejoras. Sin embargo, la filosofía Kaizen propone antes que dinero, invertir en tiempo de análisis, poniendo el eje en las personas que forman parte de la organización. Si éstas mejoran, también lo harán los procesos y aumentará la eficiencia laboral.

5 – Transferir la sabiduría y los conocimientos incorporados: Todas las personas de una compañía que sean capacitadas y adquieran nuevas herramientas para agilizar y mejorar el rendimiento de la organización tienen que transferir esos conocimientos a otros integrantes del equipo para que los mismos perduren dentro de la estructura y puedan seguir aplicándose.

Incentiva a romper con las barreras de la rigidez en las estructuras de mando

La filosofía Kaizen, finalmente incentiva a romper con las barreras de la rigidez en las estructuras de mando, entendiendo que para mejorar es indispensable que los altos mandos puedan conversar e integrar la mirada de todos los trabajadores, de esta forma es que se encuentra una solución duradera a los problemas y la resistencia al cambio se supera.

La teoría de la filosofía Kaizen es interesante, pero para conocer el impacto que puede tener en el funcionamiento de las empresas, los expertos consideran que es necesario analizar la experiencia de quienes ya lo han aplicado.

Infobae dialogó con otras compañías de diferentes ramas de actividad que trabajaron en conjunto con el INTI y los referentes de JICA para generar cambios y mejoras a través del sistema Kaizen.

Facundo Barchetta, gerente General de Servicios Mecánicos Industriales (SMI) -firma dedicada a la reparación de equipos industriales-, explicó que en su caso implementaron la método Kaizen puntualmente para mejorar los tiempos de procesos, realizando una mejora continua en cada sector y con el objetivo de entregar los trabajos en el tiempo acordado y con buena calidad.

La metodología de trabajo busca mejoras en tiempos, costos y calidad
La metodología de trabajo busca mejoras en tiempos, costos y calidad

“Con la implementación de las técnicas recomendadas por los especialistas, mejoramos notablemente. El INTI nos dio herramientas de control de gestión que nos permitieron mejorar los tiempos de entrega de las reparaciones un 80%”, explicó Barchetta.

También compartió su experiencia Daniel Klundt, presidente de Manick Patagonia -fábrica de juguetes didácticos de madera-. “En marzo tuvimos la primera visita de los referentes de Japón. Lo primero que hicimos fue identificar el cuello de botella que teníamos para poder producir más. Hace poco pasamos a ser proveedores de La Anónima y eso cambió todo”, destacó.

Para reordenar su esquema de trabajo, Klundt y su equipo analizaron detalladamente cada proceso de la fábrica, incluyendo corte, lijado, pintura, laqueado y empaque, entre otros puntos. “Entendimos por qué no podíamos producir más si en algunas áreas estábamos mejor posicionados que en otras. Implementamos el proyecto Kaiser y también la ‘metodología 5S’. Pronto nos dimos cuenta que había algunos cambios que se debían hacer y eran completamente lógicos. El problema es que uno no se toma el tiempo para pensarlo”, apuntó.

Entendimos por qué no podíamos producir más si en algunas áreas estábamos mejor posicionados que en otras (Klundt)

“Eso es lo bueno del proyecto (Kaizen Tango); es que te frena para que hagas lo que hay que hacer. Al haber un equipo de trabajo uno estar comprometido con el proyecto, uno se toma el tiempo. A veces no tomamos consciencia de que hay que frenar y hacer lo que hay que hacer”, insistió el empresario.

“Tomamos consciencia de lo importante que son todos los datos, de la trazabilidad. Ahora tengo una web que me registra los pedidos y la cantidad de bloques que salen por cantidad, mes a mes. Al tener eso bastante avanzado, me fue más fácil ver cómo estábamos y cómo vamos a futuro. Todavía no tengo una lista para medir de vuelta, pero aumentamos bastante y pudimos completar el pedido de La Anónima. Se nota mucho la mejora”, continuó Klundt.

Fue positiva también la experiencia en la Clínica R. Roberto Raña, de Neuquén. Lorena Gallegos, responsable del área de Gestión de calidad e Innovación de la empresa, explicó que ya implementaba el método Kaizen antes de iniciar el programa con el INTI -cuentan con certificación ISO 9001– pero el proyecto les permitió hacer que la filosofía de trabajo se hiciera extensiva a todo el personal.

En ese caso, se introdujeron cambios en los procesos para lograr un acortamiento de los tiempos de espera de los pacientes. Para ello, identificaron algunos problemas puntuales de su metodología previa de trabajo, como una falla en la automatización de los procesos, la ausencia de estandarización y la sobrecarga del servidor informático.

Las mediciones estadísticas y los controles informáticos ayudan a mejorar la eficiencia de los procesos (Exactas UBA)
Las mediciones estadísticas y los controles informáticos ayudan a mejorar la eficiencia de los procesos (Exactas UBA)

Con el correr de los meses, se fueron realizando acciones concretas para lograr cambios positivos en cada aspecto. Sin embargo, Gallegos consideró que el resultado positivo fue más allá de los tiempos de espera.

“Se fomentó la cultura, el acompañamiento y el involucramiento de todas las personas. De eso se trata la filosofía Kaizen. Radica en que pequeños cambios logran grandes beneficios. Cada persona puede aportar su grano de arena, pero tiene que ser efectivo”, subrayó Gallegos.

Se fomentó la cultura, el acompañamiento y el involucramiento de todas las personas (Gallegos)

“La cultura japonesa es hacer las cosas bien a la primera. Trasciende mucho más que la métrica”, completó la referente de la Clínica.

“Para resolver el problema, hay que involucrar a todas las personas del equipo”, esta máxima fue compartida por Raúl Rolón, Asesor certificado en Tecnologías de Gestión del INTI.

El ingeniero trabajó junto con el equipo de Kerf Maderas, una pyme ubicada entre Misiones y Corrientes, que se dedica a la producción de maderas de pino aserradas y secadas en horno artificialmente. Su aporte logró mejorar radicalmente la productividad de la compañía maderera pasando de un 30% en la puntualidad en la logística a un 100%, acabando también con los tiempos muertos. La clave para lograr este éxito fue involucrar a toda la cadena productiva y ejecutiva en el proceso de solución, analizando el problema y encontrando una respuesta de mejora aceptada por todos los trabajadores involucrados.

El caso de Rolón fue presentado en el “Encuentro Internacional de Facilitadores/as en Tecnologías de Gestión” y obtuvo una de las tres menciones destacadas.

La organización del Encuentro estuvo a cargo además del INTI y JICA, del Ministerio de Economía, la Secretaría de Industria y Desarrollo Productivo y la Cancillería Argentina.

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